Règlement général

RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE LA SOCIÉTÉ D’HISTOIRE DE LÉVIS

1. Le nom

La Société d’histoire de Lévis (ci-après appelée la «Société») est une société sans but lucratif fondée en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec (RLRQ, c. C-38).

2. Règle d’interprétation

Le masculin est employé comme genre neutre dans le but d’alléger le texte; on ne doit y voir aucune discrimination.

OBJETS

3. Les objets de la Société

La Société poursuit les objets suivants :

a)  Regrouper les personnes intéressées par l’histoire de Lévis;
b)  Tenir des rencontres, conférences ou autres activités de formations relatives à l’histoire de Lévis;
c)  Susciter l’intérêt de la population lévisienne à l’égard de l’histoire de Lévis;
d)  Favoriser la publication de tout écrit en lien avec l’histoire de Lévis;
e)  Veiller à la conservation et à la mise en valeur du patrimoine lévisien, notamment les sites, monuments, objets et documents en lien avec l’histoire de Lévis;
f)  Conserver et rendre disponibles les fonds d’archives et les documents à caractère historique mis à sa disposition;
g)  Favoriser la réalisation d’études et de recherches en lien avec l’histoire de Lévis;
h)  Favoriser l’utilisation de l’histoire à des fins culturelles et touristiques.

4. Siège social

Le siège social est situé dans la ville de Lévis. Son adresse est établie par décision du conseil d’administration.

5. Sceau

La Société pourra adopter un sceau si le Conseil d’administration en juge à propos.

6. Parrain

Depuis sa création, la Société s’est choisi pour parrain à titre posthume Monsieur Pierre-Georges Roy (1870-1953), célèbre lévisien, archiviste de la province de Québec et fondateur du « Bulletin des recherches historiques. »

MEMBRES

7. Les catégories de membres

La Société comprend quatre (4) catégories de membres: les membres actifs, les membres corporatifs, les membres honoraires et les membres bienfaiteurs.

Tout membre n’est admis à ce titre qu’après avoir été formellement accepté à ce titre par le Conseil d’administration.

8. Membre actif

Le membre actif de la Société est toute personne physique manifestant un intérêt quant à la réalisation de ses objets, en y apportant une contribution personnelle et se conformant, le cas échéant, aux autres conditions d’admission décrétées par résolution du conseil d’administration et approuvées en assemblée générale.

Le membre actif assiste et vote aux assemblées des membres. Il est éligible comme administrateur de la Société.

9. Membre corporatif

Le membre corporatif est toute personne morale manifestant un intérêt quant à la réalisation des objets de la Société. Le membre corporatif assiste aux assemblées des membres mais n’a pas droit de vote.

Il n’est pas éligible comme administrateur de la Société.

10. Membre honoraire

Un membre honoraire est une personnalité de marque dont l’intérêt pour l’histoire est notoire et que le Conseil juge à propos d’honorer.

11. Membre bienfaiteur

Un membre bienfaiteur est une personne physique ou morale qui fait un don jugé substantiel par le Conseil de la Société.

12. Démission

Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au président ou au secrétaire de la Société.
Tout membre qui n’acquitte pas la cotisation annuelle à une date fixée par le conseil d’administration est réputé avoir démissionné.

13. Carte de membre

Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre.

14. Cotisation annuelle

Les membres actifs sont requis de payer une cotisation annuelle, dont le montant et l’échéance sont déterminés par le Conseil.

15. Expulsion

Tout membre actif qui enfreint quelque disposition des règlements de la Société ou dont la conduite ou les activités s’avèreraient nuisibles ou incompatibles aux objets et à la bonne renommée de la Société, sera convoqué et devra rencontrer le conseil d’administration pour s’expliquer et présenter son point de vue.

Le conseil d’administration peut, après l’avoir entendu, lui signifier soit une suspension pour une période déterminée, soit une expulsion définitive. Si le membre conteste cette décision, lors de la plus prochaine assemblée générale annuelle, il pourra s’expliquer et l’assemblée pourra renverser, le cas échéant, la décision du conseil.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

16. Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres de la Société est tenue à Lévis, dans les cent vingt (120) jours qui suivent

la fin du dernier exercice financier de la Société.

17. Assemblée générale extraordinaire

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en tout temps par le président ou le conseil d’administration, sur avis d’au moins dix (10) jours, sauf dans le cas d’urgence alors que ce délai pourra n’être que de vingt- quatre (24) heures.

18. Avis de convocation

Les avis de convocation de l’assemblée générale annuelle et des assemblées générales extraordinaires de la Société doivent indiquer la date, l’heure et l’endroit de la réunion et être accompagnés de l’ordre du jour.

L’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle de la Société doit être transmis à chacun des membres actifs, individuellement, à sa dernière adresse postale inscrite au registre des membres de la Société ou à son adresse courriel si telle adresse est inscrite au registre, au moins vingt (20) jours avant la date prévue pour la tenue de l’assemblée.

L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation à un ou plusieurs membres n’a pas pour effet de rendre nulle une assemblée générale et les résolutions prises à cette assemblée.

19. Quorum

Le quorum des assemblées générales est constitué des membres actifs présents.

20. Procédure d’assemblée

Seuls les membres actifs en règle ont droit de vote. Le président de la Société préside les assemblées des membres; toutefois, en son absence, ou s’il le juge à propos, toute autre personne désignée par l’assemblée peut présider celle-ci. Néanmoins, en cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

Le vote se prend à main levée, sauf si vingt pourcent (20 %) des membres actifs présents réclament le scrutin secret.

En cas de vote au scrutin secret, le président de l’assemblée nomme deux (2) scrutateurs parmi les membres actifs présents, pour distribuer, recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le lui communiquer.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée ou rejetée, que ce soit à l’unanimité ou par une majorité des voix exprimées, et qu’une inscription est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution, sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

À moins de dispositions contraires à la Loi sur les compagnies ou aux présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres sont adoptées à la majorité simple.

21. Ordre du jour

À l’assemblée générale annuelle, l’ordre du jour contient au minimum les éléments suivants:

  1. Ouverture de l’assemblée.
  2. Lecture de l’avis de convocation et constatation du quorum.
  3. Lecture et adoption de l’ordre du jour.
  4. Lecture et adoption des procès-verbaux de la dernière assemblée générale annuelle et, s’il y a lieu, des assemblées générales extraordinaires des membres tenues depuis.
  5. Présentation du rapport annuel du conseil d’administration. 6. Présentation du rapport financier annuel.
  6. Divers et questions.
  7. Élection ou réélection des administrateurs.
  8. Levée de l’assemblée.

ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

22. Président d’élection

Lors d’une séance précédant l’assemblée générale annuelle, le conseil d’administration nomme un président d’élection. Ce président a pour rôle de vérifier et de préparer une liste des membres actifs ayant fait parvenir leur mise en candidature et de la soumettre à l’assemblée générale.

Lors de la tenue de l’assemblée générale, cette dernière entérine le choix du président d’élection ou en nomme un autre, auquel cas ce dernier est lié par les gestes posés préalablement par son prédécesseur.

23. Mise en candidature

Tout membre actif de la Société peut poser sa candidature à un poste du conseil d’administration. Il doit être proposé par deux (2) membres en règle de la Société et présenter sa candidature sur le formulaire prévu à cette fin qu’il fait parvenir, par la poste, au président d’élection au plus tard quinze (15) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.

24. Élection

Lors de l’assemblée générale annuelle, le président d’élection présente les candidats retenus.

Si le nombre de candidats retenus est égal ou inférieur au nombre de postes à combler, le président d’élection déclare alors ces candidats élus par acclamation.

Les membres présents peuvent proposer d’autres candidats seulement si le nombre de candidats est inférieur au nombre de postes à combler. Si nécessaire, le président d’élection peut procéder à un scrutin seulement pour les candidats proposés par les membres présents. Si aucune candidature n’est proposée par les membres présents, le conseil d’administration se chargera alors de combler le ou les postes laissés vacants.

Si le nombre de candidats retenus est supérieur au nombre de postes à combler, le président d’élection procède au scrutin. Les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix sont déclarés élus jusqu’à concurrence du nombre de postes à combler.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

25. Composition

La Société est administrée par un conseil de neuf (9) administrateurs.

26. Pouvoirs du conseil d’administration

Les affaires de la Société sont dirigées par le conseil d’administration. Celui-ci est habilité à prendre toute décision et à exercer tout pouvoir relativement à la Société, sous réserve de toute disposition expresse de la Loi sur les compagnies ou des règlements de la Société quant aux décisions devant être soumises aux membres de la Société.

27. Entrée en fonction

Les administrateurs entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale annuelle qui suit immédiatement leur élection et le demeurent pour la durée de leur mandat, à moins qu’ils en soient empêchés par décès, démission, remplacement, suspension ou expulsion de la Société.

28. Durée du mandat

Les administrateurs de la Société sont élus pour un mandat renouvelable de deux ans.

29. Président

Le président dirige, administre et surveille les activités de la Société. Il préside les réunions du conseil d’administration, de l’assemblée générale annuelle et de toute assemblée général extraordinaire. Il exerce aussi toutes les autres fonctions que les administrateurs déterminent ou qui sont prévues par la loi.

30. Vice-président

Le vice-président travaille conjointement avec le président et remplit toute tâche qui lui est confiée par le conseil d’administration ou par le président. En cas d’absence ou d’incapacité du président ou à la demande de ce dernier, le vice- président exerce les pouvoirs et les fonctions du président.

31. Trésorier

Le trésorier a la responsabilité générale des finances de la Société. Il prépare et présente, à la demande du conseil d’administration ou du président, les états financiers de la Société lors des réunions du conseil d’administration et le bilan financier lors de l’assemblée générale annuelle des membres. Il remplit également toute tâche qui lui est confiée par le conseil d’administration ou le président.

32. Secrétaire

Le secrétaire rédige les procès-verbaux, en fait la lecture lors des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle. Il en remet une copie à chacun des membres du conseil d’administration et en dépose officiellement une copie dans le dossier de la Société prévu à cette fin. Il remplit également toute autre tâche qui lui est confiée par le conseil d’administration ou le président.

33. Convocation

Le président ou trois administrateurs convoque les réunions du conseil d’administration.

34. Avis de convocation

Cet avis peut être verbal. Le délai de convocation est d’au moins cinq (5) jours de calendrier mais, en cas d’urgence, ce délai peut n’être que de vingt-quatre (24) heures.

35. Fréquence des assemblées

Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire et au moins une (1) fois par trimestre.

36. Quorum

Une majorité des membres du conseil d’administration doit être présente à chaque assemblée du conseil d’administration pour constituer le quorum requis.

37. Observateur

Toute personne extérieure à la Société peut, sur invitation du conseil d’administration, participer à titre d’observateur avec droit de parole, sans droit de vote, aux délibérations du conseil d’administration et des différents comités de travail de la Société, le tout dans le respect des règles d’éthique des administrateurs en matière de confidentialité et de conflit d’intérêt.

38. Démission

Un administrateur peut démissionner en tout temps au moyen d’un avis écrit adressé au conseil d’administration.

39. Cessation de fonction

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, et ce à compter du moment où le conseil l’accepte par résolution, tout administrateur qui :

  1. fait part de sa volonté par écrit aux autres membres du conseil;
  2. cesse de posséder les qualifications requises;
  3. est reconnu, par résolution du conseil, s’être absenté de trois (3) assemblées consécutives du conseil sans motif valable.

Tout administrateur qui désire ou doit cesser de faire partie du conseil d’administration doit lui remettre tout document ou bien appartenant à la Société.

40. Vacance

Si l’un des postes d’administrateurs de la Société devient vacant, à la suite du décès ou de la résignation, ou pour toute autre cause, le conseil d’administration, par résolution, élit ou nomme une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cette personne reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de l’administrateur ainsi remplacé.

41. Vote

Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des votes, les administrateurs ayant droit à un (1) seul vote chacun. En cas d’égalité des votes, le président utilise son droit de vote prépondérant.

42. Rémunération

Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Le conseil d’administration peut adopter une politique visant à rembourser les administrateurs pour des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.

43. Confidentialité

Chacun des administrateurs doit respecter la plus stricte confidentialité relativement aux délibérations et aux décisions prises par le conseil d’administration et concernant le cas visé par telle résolution.

44. Comités

Le conseil d’administration peut former tous les comités qu’il juge utiles ou nécessaires à la poursuite de ses fins. Tout comité ainsi formé est sous la responsabilité d’un membre du conseil d’administration.

45. Administrateurs

Les administrateurs ne peuvent engager la Société dans des actions ou encore dans des projets qui ne correspondent pas à ses buts tels que définis dans ses statuts et règlements ou, encore, qui risquent de compromettre sa réputation et sa crédibilité y compris celles des autres administrateurs.

46. Code d’éthique

Le Conseil d’administration doit soumettre un code d’éthique à l’assemblée des membres, lequel ne peut être modifié que par une décision de l’assemblée des membres.

Les membres du conseil d’administration doivent s’y soumettre en tout temps.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

47. Année financière

L’exercice financier de la Société se termine le 31 décembre de chaque année.

48. Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Société sont signés par au moins deux (2) des trois (3) personnes suivantes: le président ou le vice-président et le trésorier. Le conseil d’administration détermine l’institution financière où sont effectuées les transactions de la Société.

49. Modifications aux règlements généraux

Les présents règlements et toute annexe éventuelle peuvent être amendés lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire, en autant qu’un avis écrit à cet effet soit transmis à chacun des membres.

L’amendement est considéré comme accepté et il entre en force si les deux tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée l’approuvent lors d’un vote pris expressément et exclusivement sur la question.

50. But non lucratif

La Société exerce ses activités dans un but non lucratif pour ses membres. Tous les bénéfices réalisés par la Société servent à son bon fonctionnement et à sa promotion.

51. Dissolution

La Société ne peut être dissoute que par le consentement d’au moins les deux tiers (2/3) des membres actifs présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin.

52. Liquidation

Lors de la liquidation de la Société, tous les biens restants, après paiement des dettes, sont remis à un organisme à but non lucratif poursuivant les mêmes objets ou à la Ville de Lévis.