Politique de consultation des archives

POLITIQUE POUR LA CONSULTATION ET LA REPRODUCTION D’ARCHIVES DE LA
SOCIÉTÉ D’HISTOIRE RÉGIONALE DE LÉVIS
Lors de sa constitution, la Société d’histoire régionale de Lévis (SHRL) s’est entre autres donnée pour mandat de « veiller à la conservation et à la mise en valeur des sites, monuments, documents et autres objets à caractère historique » et de « favoriser les recherches et les visites éducatives sur l’histoire régionale en fournissant, dans la mesure du possible, aux différentes institutions les informations et les documents de références appropriées ». Les locaux de la société abritent une importante collection de publications concernant l’histoire lévisienne et surtout de nombreuses pièces d’archives : photos, cartes, divers artefacts et le fonds de recherche du livre Histoire de Lévis-Lotbinière de Roch Samson.
Nous offrons la possibilité de consulter nos archives. Certains frais peuvent être occasionnés.
1. PROCÉDURE POUR LA CONSULTATION
1.1. Pour avoir accès aux archives et à la collection d’ouvrages de la SHRL, il faut prendre rendez-vous par téléphone (418-837-2050) ou par courriel (histoirelevis@shrl.qc.ca). Les heures d’ouverture dépendent de la disponibilité des administrateurs, du directeur général ou d’un bénévole dûment autorisé par la société.
1.2. La personne qui consulte les archives de la SHRL doit être accompagnée d’un administrateur, du directeur général ou d’un bénévole.
1.3. Le port de gant est obligatoire pour les documents d’archives et les artefacts.
1.4. Les documents, les photos et les artefacts ne peuvent quitter le local de la société.
2. FRAIS
2.1. La personne qui utilise son propre matériel pour reproduire des documents (appareil photo, scanner) ne paie pas de frais pour la reproduction.
2.2. Pour utiliser le photocopieur de la SHRL, les frais sont de 10 ¢ par copie.
2.3. Les frais pour une reproduction de photo (jet d’encre) sont 10 $ par photo.
2.4. Les recherches effectuées par le directeur général ou un autre administrateur de la société exigent des frais de 10 $ par heure. Les membres de la société ont droit à cinq heures de recherche gratuites nécessitant l’aide du directeur général.
2.5. Pour graver des documents sur un disque compact, les frais sont 10 $ par CD. L’utilisation d’une clé USB est interdite.
2.6. Pour toute demande qui implique des frais postaux, ceux-ci doivent être remboursés dans leur intégralité à la SHRL.
3. DIFFUSION
3.1. Toute demande qui dépasse les recherches à titre personnel doit faire l’objet d’une requête écrite adressée au conseil d’administration accompagnée d’une description du projet. Le conseil d’administration et le directeur général se réservent le droit de refuser l’accès aux archives.
3.2. Pour une utilisation à but lucratif, les frais seront évalués selon les projets. Pour les demandes dépassant les recherches à titre personnel, des frais peuvent également être exigés.
3.3. L’utilisation publique de documents, de photos ou d’artefacts de la SHRL à des fins personnelles, dans un but non lucratif, est sans frais, à l’exception de ceux mentionnés plus haut.
3.4. Toute utilisation et diffusion de photos ou de documents de la SHRL doit obligatoirement être accompagnée d’une mention de la SHRL.
3.5. L’autorisation de la SHRL pour la diffusion de photos ou d’autres documents n’est valable que pour le projet soumis au conseil d’administration. Les utilisations ultérieures doivent être approuvées par la SHRL.
Société d’histoire régionale de Lévis
Adoptée par le conseil d’administration le 2 décembre 2010